Kommitténs handläggare granskar ansökan och skaffar in kompletterande uppgifter om det behövs - från sökanden, från sökandens klubb, från den som rekommenderat, eller på annat sätt.

En ansökan där kraven är tydligt uppfyllda och ingen oklarhet föreligger, kan kommitténs handläggare själv bevilja i kommitténs namn. Det meddelas i så fall kommittén per epost och protokollförs vid nästkommande möte.

Annars föreläggs ärendet hela kommittén, i första hand via epost - om inte ett kommittémöte är näraliggande. Försåvitt kommittéledamöterna via epost stöder godkännande av utnämningen kan den ske omedelbart. Om inte enighet råder, eller om ledamöter uttrycker önskemål om det, behandlas ansökan på nästkommande möte.

I vissa fall kan det hända att kommittén på sitt möte beslutar om ytterligare granskning av ärendet, vilket då uppdras åt en av dess ledamöter. Ledamoten rapporterar sedan till kommittén, via epost eller på nästföljande möte, och beslut tas därefter.

Avslag av en ansökan kan endast ske på ett kommittémöte.

Så snart beslut är fattat meddelas den sökande detta.

I Sverige sker det så att Svenska Aikidoförbundets styrelse kan besluta om rekommendation, om kraven är uppfyllda.

Hombu dojo beslutar om saken och offentliggör sitt beslut på kagami biraki, dess nyårsfirande - samtidigt med att nya graderingar från 5 dan och uppåt tillkännages.

Hombu dojo är mycket restriktiva med utnämningar till shihan.

Den första gången som västerländska aikidoutövare officiellt utnämndes till shihan var vid kagami biraki 2002, då följande sju personer utnämndes: Frank Doran (USA), Robert Nadeau (USA), William Witt (USA), Christian Tissier (Frankrike), Paul Lee (Taiwan), Kenneth Cottier (England) och Jan Hermansson (Sverige).